Kas olete kunagi saanud e-kirja, mis jättis teid mõtlema inimese, kes selle saatis? Või veel hullem, kas olete kunagi saatnud e-kirja, mida hiljem kahetsesite? Halva meilisõnumi saabudes võite raputada pead ja proovida aru saada, mida maa peal teine inimene mõtles. See, kes selle saatis, võib rikkuda muidu toreda päeva ja sellel võib hiljem olla kahjulik mõju.
E-kirja pakkimise kiirus on muutnud selle eelistatavaks suhtlusmeetodiks. Sõltumata sellest, kas saadate isikliku või ettevõtte e-kirja, on väärkommunikatsiooni või raskete tunnete vältimiseks oluline järgida õiget etiketti.
Järgige kuldreeglit, kohtledes saajat nii, nagu soovite, et teda koheldaks. Enne kui klõpsate suvalisel meilil „Saada“, võtke minut ja andke sellele täiendav lugemisvõimalus. E-kirjade tõhus kasutamine võib teid juhendajaga positiivsesse valgusesse suunata ja võib isegi eduseisu anda, kui on aeg reklaamida.
Ärge eeldage privaatsust
Rämpspost - kiireloomuline äriettevõte. Ainult üks film / Stockbyte / Getty Images Pidage meeles, et teie ettevõtte ja isiklik e-post ei pruugi olla privaatsed. Teie ettevõttel on õigus lugeda kõike, mida kontorist saadetakse, nii et ärge kunagi kirjutage ja saatke töölt isiklikku või väga tundlikku teavet. Kodused isiklikud e-kirjad võidakse edastada, nii et ärge pange kirjalikult midagi, mis valele inimesele jõudes võib põhjustada probleeme.
Vältige solvavaid kommentaare
Kontrollige alati, et pole solvavaid kommentaare. Kangelaspildid / Getty Images Vältige oma meilis solvavaid kommentaare. See hõlmab rassistlikke, seksistlikke või negatiivseid märkusi teise inimese või ettevõtte kohta. Kui teile saadetakse solvav e-kiri, ärge vastake ega edastage seda kellelegi. Ärge kunagi kasutage e-posti, et öelda midagi, mida võib valesti tõlgendada või valesti tõlgendada, kui see jõuab teie ülemusele tagasi.
Ära karju
Manuel Breva Colmeiro / Getty Images Pidage meeles, et kõigi suurtähtede sisestamisel kohtub teie e-post karjumisega. Mõne inimese arvates muudab see nende sõnumi kergemini loetavaks, kuid see pole nii. Kasutage tavaliste tähtedega lugemisel fonti, mis on silma kerge.
Muutke oma sõnumeid
Enne saatmist muutke oma e-posti aadressi. Kangelaspildid / Getty Images Enne nende saatmist muutke oma e-kirju. Kasutage õigekirjakontrolli ja minge üle kõigile ettevõtte meilidele, et veenduda oma grammatika korrektsuses. Soovite end kogu professionaalses kirjavahetuses alati esitleda. Kui olete selle kirjutamise lõpetanud, kontrollige isiklikku e-posti aadressi, et veenduda, kas see jõuab soovitud eesmärgini. Üksiku sõna mahajätmine või lisamine võib lause tähendust muuta.
Vasta ettevaatusega
Enne kui vastate e-kirjale, kontrollige kõiki välju. kupicoo / Getty Images Teage, kuidas saabunud e-kirjadele vastata. Pöörake tähelepanelikult saatjat ja teisi väljadel „kuni” ja „koopia” olevaid teisi inimesi. Reageerige nii kiiresti kui võimalik, selle asemel, et oma "salvestatud" kaust liiga tihedaks muutuks.
Enne kui otsite, kes on päises loetletud, vältige soovi vajutada vastust kõigile. Teie vastus võib loendis olevad teised segadusse ajada või saata ebavajaliku teabe saatmine inimestele, keda te ei tunne. Ainus kord, kui peaksite klõpsama käsul Vasta kõigile, on kindel, kui olete kindel, et kõik vajavad teie saadavat teavet.
Tunnege oma e-posti tööriistu
Westend61 / Getty Images Tunnege e-posti tööriistu ja tüüpe. See hõlmab „kuni”, „koopiat”, „varjatud koopiat” ja teemarea. Peamine saaja peaks olema väljal „kuni”. Kui peate kellegi kopeerima, lisate selle isiku tavaliselt koopia- või koopiaväljale. Kui kedagi on vaja kopeerida ilma, et teised tema nimekirjas olevad loendist saaksid, kasutage varjatud faili või pimedat koopiat. Kopeerige ainult inimesed, kes peavad teadma teie saadatavat teavet.
Ärge kunagi edastage e-kirju kellelegi. Need võivad olla tülikad ja ummistada inimeste e-postkastid kuni ärritamiseni. Sa ei taha saada inimeseks, kes edastab sõnumeid, mis võivad tõele vastata või mitte.Ettevõtteteemalise e-posti aadressi peate alati täitma ja see on eelistatav isiklikus e-kirjas. Hoidke teemarida võimalikult lühike ja postituse jaoks peaksite olema ainult üks teema.
Hoidke seda lühidalt
Ärge kirjutage pikki rammivaid e-kirju. Klaus Vedfelt / Getty Images Enamik inimesi eelistab lühikesi e-kirju, mitte pikki sõnaseid sõnumeid. Võimaluse korral öelge oma seisukoht paari lausega. Pikema sõnumi saamiseks alustage sissejuhatava lõiguga, andes inimestele põhitõed. Kui teil on rohkem kui üks teema, jagage oma sõnum mitmeks postituseks ja ühe teema kohta igas e-kirjas.
Vaata oma tooni
Enne e-kirja saatmist kontrollige oma tooni. PhotoAlto / Eric Audras / Getty Images Säilitage oma e-posti suhtluses positiivne toon. Pidage meeles, et nutikad märkused võivad kohata pigem meeleolukaid kui naljakaid.
Salvestage sarkastiline huumor kõneside jaoks, et teised saaksid teie hääle kuulda. See hõlmab ka viha. Te peaksite alati vältima vihaste meilide saatmist, vastasel korral võite solvata kedagi, kellega koos töötate või kellest hoolite.
Kasutage prioriteetseid lippe äranägemisel
Teage, kuidas kasutada tähtsate meilide jaoks prioriteetseid lippe. Kangelaspildid / Getty Images Kui teil on kõrge prioriteediga lipp, kasutage seda ainult vajadusel. Selle liiga suureks kasutamisel on lõpuks soovitud tulemus vastupidine ja saadate oma e-kirjad adressaatide jaoks prioriteetide loendi lõppu.
Kirjuta oma nimi
Lisage oma e-posti allkirjale kontaktteave. Marc Romanelli / Getty Images Ärge unustage oma e-kirju allkirjastada. Vastuvõtjad võivad pahane olla, kui nad peavad üles kerima, et aru saada, kes neile sõnumi saatis. Kui ootate telefonitsi vastust, lisage kindlasti see number, isegi kui teate, et inimesel on see toimikus. E-posti eesmärk on aja kokkuhoid ja kui peatate selle, mida ta teeb, aeglustab see asju. Kui teil on allkirjarida, siis värskendage seda õige e-posti aadressi ja telefoninumbritega.
