E-post on üks peamisi viise, kuidas inimesed praegu kirjalikku suhtlust saadavad, ja see ei muutu tõenäoliselt kunagi. See on lihtne, kiire ega vaja templit.
Möödas on päevad, mil peate kirja või vastuse saamiseks posti teel ootama nädal või rohkem. Ümbrike kaalumiseks ja arvete ja kirjade jaoks piisavalt templite korjamiseks ei ole vaja postkontorisse hädaabijääke teha. Tegelikult pole paljud inimesed kunagi isegi ümbrikku adresseerinud ega USA postkontori kaudu kirja saatnud.
E-post on muutunud üheks lihtsamaks ja kiiremaks viisiks suhelda nii isiklikult kui ka ettevõttes. Sellest on saanud selline nähtus, et aina usalduslik Ameerika Ühendriikide postiteenistus näeb vaeva, et leida viise ettevõtluses püsimiseks.
Pole siis üllatus, et e-posti etikett, mida sageli nimetatakse ka etiketiks , on praeguse kultuuri kuum teema. E-kirju saadab iga päev lai osa Ameerika elanikkonnast. Enamik ettevõtteid kasutab töötajatega terve päeva jooksul suhtlemiseks e-posti. Peaaegu igas leibkonnas on vähemalt üks Interneti-ühendusega arvuti ja neis leibkondades on emad, isad, lapsed, teismelised ja võib-olla isegi vanavanemad, kõik või enamik neist saavad ja saadavad e-kirju.
Me elame mikrolaineahjus, internetipõhises ühiskonnas ja keegi ei taha pika käega kirja kirjutamiseks aega võtta, ehkki see on palju intiimsem ja isikupärasem. Siiski on paljudes olukordades, kus e-post töötab paremini kui tigupost. Siin on mõned juhised, mida ei tohiks e-kirja märkmete koostamisel meeles pidada.
- Valmistage ette. Enne kui hakkate e-kirja kirjutama, olgu see algne märkus või vastus, peaksite endalt küsima, mis on see, millega soovite suhelda. Ühesõnaga, mis on teie kirjutamise eesmärk? Kui olete teada, saate enne selle väljasaatmist lugeda täidetud e-kirja üle, et veenduda oma eesmärgi saavutamises. Kui see annab hinde, siis saatke see; kui tekst on segane, karm või ebaselge, peaksite võib-olla uuesti alustama.
- Suhtle. Pidage meeles, et suhtlete reaalse inimesega, kes selle kirja saab. Seda silmas pidades peaksite pöörduma selle inimese poole nimega ja olema lugupidav. Kui see on vastus saabunud meilisõnumile, peaksite märkuste alguses märkustega varakult küsimuste või taotlustega tegelema.
- Hingake. Me oleme kõik olnud ühel või teisel hetkel oma meelerahu kaotamises süüdi. Kui teile saadetakse e-kiri, mis teid vihastab või häirib, ärge vastake mitterahaliselt. Minge mööda maanteed ja vastake ainult kättesaamise kinnitamiseks või võtke enne reageerimist veidi aega, et saaksite maha rahuneda ja vastata läbimõeldud sõnumiga. Sa ei taha kunagi e-kirjale (või muule suhtlusvormile) vihaselt vastata. Kui oleme vihased, kipume ütlema (või kirjutama) asju, mida me ei mõtle või ei pea ütlema. Pidage meeles, et kui teie meilisõnum saadetakse, on see kogu aeg olemas.
- Ole läbipaistev. Teie teemarida peaks olema tõeline esitus selle kohta, miks te adressaadiga ühendust võtate. Kasutage postituse teemaga seotud fraase. See kehtib siis, kui kirjutate ettevõtte või isikliku e-posti aadressi. Näiteks kui kirjutate emale meilisõnumit tema järgmise nädala visiidi kohta, peaks teie teemarea lugema midagi sellist nagu „Teie külastus”.
- Uurimistöö. Kui saadate meilisõnumit äripartnerile, on asjakohane kasutada tema perekonnanime ja ametinimetust. Tehke uuringud ja pöörduge adressaadi poole õigesti. Ettevõtte presidenti võidakse adresseerida kas hr Tayloriks või president Tayloriks.
- Õigekirja kontroll. Õigekirjakontrolli kasutamine on oluline kirjaliku suhtluse korral. Kui saadate veaga märkme, teatab see, et olete lohakas või et te ei pööra detailidele tähelepanu. Proovige alati õigekirjakontrolli käivitada või kasutage programmi, mis parandab automaatselt. Ja siis lugege see uuesti läbi, veendumaks, et soovitud sõnu ei parandatud automaatselt millekski muuks.
- Korrektuur. Kõigi meiliaadresside, mida plaanite saata, kiireks korrektuuriks peaksite kulutama veel paar sekundit või minutit. Kasutage seda aega ebamugavate lausete redigeerimiseks või puuduvate kirjavahemärkide paigutamiseks.
- Vaadake tooni. Mõnikord võib e-kiri tulla teistsugune, kui kavatsesite. Teie e-posti toon on väga oluline ja sama oluline kui teie sõnum. Kuna see on kirjalik suhtlus, peaksite veenduma, et teie toon on meeldiv ja et see vastab tõele, mida soovite öelda. Pidage meeles, et teie adressaat ei kuule häälitsemist ega nägu naeratust. Kui te ei soovi eessõnu kirjutada, peaksite vältima e-kirjades igasuguseid keeli, mis võivad olla valesti tõlgendatud.
- Ole lühike ja armas. Proovige mitte kirjutada romaani, kui saadate meilisõnumeid. Enamik inimesi ei soovi tõesti nii palju meilisõnumeid lugeda. Kui e-kiri on tingimata pikk, proovige abisaajat aidata, tuues välja peamised mõisted, kasutades täpitähti või tehes kokkuvõtte lõigust.
- Suhtle hästi. Te ei soovi oma lugejat segadusse ajada, nii et võtke aega, et oma kirjutustes selge ja sisutihe olla. Kui saadate sõbrale meili, saate oma kirjutamisstiilis olla arukam. Kui see on ärisuhtlus, kasutage siiski õiget grammatikat ja vältige sümbolite või emotikonide kasutamist, mis muudavad teid vähem professionaalseks.
E-posti teel suhtlemine on väga populaarne. Võtke aega kuldses reeglis osalemiseks ja asute kaugele selle poole, et oleksite poleeritud netiquette pro.
Toimetanud Debby Mayne