Ettevõtte uude asukohta kolimine on mitmeastmeline protsess, mis nõuab hoolikat kavandamist ja mitmeid ettevalmistamise etappe. Nagu iga suurema projekti puhul, on kõige parem jagada töökoormus ja määrata konkreetsed ülesanded erinevatele töötajatele. Protsessi varajane käivitamine ning avatud ja sagedase suhtluse hoidmine on eduka ja vähem stressi tekitava liikumise võtmed.
Looge ajatelg
Looge ajakava, mis sisaldab kõiki teie käigu olulisi etappe. Ajakava teostatavuse tagamiseks arutage plaani kõigi kolimisega seotud meeskonna liikmetega. Ole realistlik, kui palju aega vajad. Väikese kontori ettevalmistamiseks võib kuluda vähemalt kolm kuud, keskmise suurusega ja suure kontori kavandamiseks peab kuluma vähemalt kuus kuni kaheksa kuud. Igal juhul on oluline alustada võimalikult varakult.
Kujundage uus ruum
Järgmine samm on kogu olemasoleva teabe kogumine uue ruumi kohta. Proovige saada jooniseid või põrandaplaani, et saaksite tuvastada peamised komponendid, näiteks elektripistikud ja salvestusruum, ning hakata konstrueerima uut kontoripaigutust. Samuti on hea mõte oma praeguse ruumi jaoks üldine paigutusplaan, et saaksite neid kahte võrrelda. Kui praeguses kontoris on piirkondi, mis ei tööta, tuvastage need nüüd, et saaksite uues ruumis vältida samu probleeme.
Lisaks koostage loetelu uue ruumi võimalikest probleemidest, näiteks väiksem vastuvõtuala või väiksem mälumaht või võib-olla suurem avatud ruum, mis nõuab rohkem kabinette või ajutisi seinu. Enne sissekolimist võib olla vajalik palgata puusepad, maalrid, elektrikud, süsteemide paigaldajad või muud spetsialistid, et ehitada seinu, lisada juhtmeid või teha kosmeetilisi muudatusi.
Koostage oma liikuv meeskond
Keskmiste ja suurte kontorite jaoks määrake igast osakonnast või osakonnast keegi (või küsige vabatahtlikke), kes koordineeriks oma konkreetset piirkonda. Selle võib määrata osakonnajuhatajale või juhatajale, kes saab seejärel tagada, et iga töötaja vastutab oma laua, toimikute ja isiklike asjade pakkimise eest. Väiksemate kontorite puhul võite olla omaette. Kui jah, siis määratlege mõned võtmeisikud, kes võivad aidata kolimise koordineerimisel.
Teie meeskond saab aidata ka vana ruumiga seotud probleemide väljaselgitamisel ja võimalike lahenduste leidmisel uue kontori jaoks. See on suurepärane viis muude seisukohtade kaasamiseks ja konsensuse saavutamiseks liikudes, eriti kui mõned töötajad muudatust ei toeta.
Korraldage regulaarseid koosolekuid
Pange oma ajakavasse regulaarsed kohtumised, et arutada kolimist ja selle käiku kõigi töötajatega. Oluline on hoida kõiki kursis ja anda aega töötajate murede ja kommentaaride käsitlemiseks. Kolimine on kõigi asjaosaliste jaoks stressi tekitav ja võib olla stressirohkem, kui otsustest ei teavitata piisavalt.
Määrake oma eelarve
Kui teil on kolimise jaoks määratud konkreetne eelarvesumma, on oluline enne kolimiste palkamist või isegi enne esimese kasti pakkimist kulud kindlaks teha.
Määra ülesanded
Paluge oma liikuval meeskonnal koostada loetelu ülesannetest, mis tuleb lõpule viia enne kolimist, ja veenduge, et kriitilised ülesanded oleks lisatud ajajoonele / ajakavasse. Küsige iga osakonnajuhataja või ülemuse käest, mida nende piirkonnalt nõutakse, mille hulka võivad kuuluda spetsiaalsed teenusepakkujad, näiteks telefoniliinide paigaldajad või arvutivõrgu spetsialistid. Samuti veenduge, et üldkasutatavad alad, näiteks vastuvõtuala, fuajee ja panipaigad oleksid kaetud.
Laenutage kolijad
Kolijate töölevõtmine on ettevõtte kolimise üks kriitilisemaid ülesandeid ning leidub kolimisfirmasid, kes on spetsialiseerunud kontorikoldele. Nagu iga leibkonna kolimine, on oluline veenduda, et ettevõte on usaldusväärne ja et saate selle eest parimat teenust. Tehke oma uurimistöö, küsige õigeid küsimusi ja laske ettevõttel tulla teie kontorisse teie kolimist hindama.
Selle ülesande saab määrata ühele inimesele või rühmale või mõnele erinevale inimesele, helistades igale konkreetsele ettevõttele ja seejärel märkmeid võrreldes. Igal juhul alustage varakult, et olla kindel, et saate parima hinna ja sobib teie vajadustega.
Koostage kontaktide loend
Kontaktide loend aitab tagada, et kõik, kellega teete äri, sealhulgas tarnijad ja kliendid, teavad, et kolite. See on hea mõte anda see ülesanne ühele inimesele, kes seda jälgib, et vältida kontaktide kukkumist läbi pragude. Klientide ja klientide teavitamine nõuab konkreetset teabevahetust teie uue asukoha ja selle kohta, kuidas ettevõte kolimise ajal töötab. See teave on oluline tagamaks, et teie kliendid ei pöördu mujale teie teenuste järele.