Getty pildid
Nii et teil on kogu see kraam iga päev valmis ja ülesandeloend on täis - kuidas sa tead, mida teha esimene, teine ja kolmas?
Päris palju tunnevad kõik, et neil on liiga palju teha ja liiga vähe aega selleks. Sageli tuleneb see ülekoormatud tunne võimetusest tähtsustada kõiki neid näiliselt pakilisi ülesandeid. Kui teile tundub, et ülesandeloend kasvab minutiga pikemaks ja te isegi ei tea, kust alustada, toimige järgmiselt, kuidas oma ülesandeid tuvastada, hinnata ja tähtsuse järjekorda seada.
1. Koostage nimekiri
Enne kui proovite oma kohustusi tähtsuse järjekorras järjestada, leidke aega, et koostada kõikehõlmav loetelu kõigest, mida vajate või soovite täita. Jagage oma loend jaotisteks eri tüüpi toimingute jaoks. Need kategooriad võivad hõlmata:
Päeva- või nädalaülesanded
Need on ilmalikud ülesanded, mis võivad olla isiklikud (söögi kavandamine ja toidukaupade ostmine) või tööga seotud (iganädalane meeskonnakoosolek.) Kui järgite juba igapäevast rutiini, olete nende ülesannetega tuttav; kui te seda ei tee, on see hea aeg selle loomiseks. See, mida te kaasate, võib erineda - mõned inimesed ei näe vajadust meelde tuletada, et nad kontrollivad e-kirju või ostavad toidukaupa, kuid teised hindavad struktureeritud meeldetuletusi teatud toimingute tegemiseks kindlatel kellaaegadel või kindlatel päevadel.
Tähtajaga ülesanded
Ilmselt tuleb need teha kindlaks kuupäevaks ja vajavad eelnevalt ettevalmistamist. Näited võivad olla koolitunnid, mille maksetähtaeg on kolm nädalat, või pidu, mida plaanite nüüd kuue kuu jooksul. Selliseid ülesandeid, mida sageli nimetatakse projektideks, saab hiljem jagada väiksemateks osadeks - näiteks võib kirjutada paberi jaotada vastavate raamatute lugemiseks, märkmete korrastamiseks, ülevaate koostamiseks, esimese mustandi kirjutamiseks jne. peal.
Korduvad ülesanded
Neid ei esine päevas ega nädalas, kuid need pole ka ühekordsed projektid. Korduvad ülesanded võivad hõlmata hambaarsti vastuvõtuid või kvartaalsete maksude tasumist.
Enda motiveeritud, vajalikud ülesanded
Need on ülesanded või projektid, mida te teate, et peate tegema, kuid keegi ei hakka teid tegema. Neil on harva, kui üldse, sisseehitatud ajapiirang. Mõelge oma väikeettevõtte veebisaidi täiustamisele või uue esmatasandi arstiabi pakkuja leidmisele.
Enda motiveeritud, mitte vajalikud ülesanded
Need on mõnusamad tegevused, mis kipuvad sellest hoolimata kõrvale jääma, kuna muud, ilmselgelt vajalikud ülesanded tõrjuvad nad välja. Mõelge mõnuga lugemisele või hobidega tegelemisele.
Ühel päeval ülesanded
Need ülesanded ripuvad ülesandeloendi allosas või mõtetes, kuid tavaliselt ei pea neid tegema varsti ega kunagi varem. Näide: värvige radiaatorid.
2. Korraldage oma nimekiri
Kui olete kõik üles loetlenud, saate kõigepealt välja mõelda, mida teha, ja korraldada oma ajakava. (See, kuidas te seda füüsiliselt teete - paberilehel, planeerijal, rakendusel, veebikalendril või muul viisil - on vähem tähtis kui see, kui valite meetodi, mis töötab teie jaoks ja mida kasutate.) Siin on mõned kriteeriumid mõelda:
Kiireloomuline või oluline
Kõik ülesanded võib jagada ühte neljast kategooriast. Esmalt tuleks teha kiireloomulised ja olulised ülesanded, nii kiiresti kui võimalik; kiireloomulisi, kuid mitte olulisi ülesandeid saab võimaluse korral delegeerida, kuid kui ei, siis peaks teie ajakava sisaldama piisavalt paindlikkust ja lisaaega, et neid majutada, kui nad avanevad; olulised, kuid mitte kiireloomulised ülesanded tuleks kavandada aegsasti, nii et need ei muutuks kiireloomuliseks; ülesanded, mis pole ei olulised ega kiireloomulised, on potentsiaalselt eemaldatavad, ehkki kui teile need meeldivad, tuleks need teie ajakavasse sisse viia, et nõudlikumad kohustused neid ei tõrjuks.
Hinnake väärtust
Ülesande väärtust saate hinnata mitmel viisil. Võib juhtuda, kas see mõjutab teisi inimesi ja kui olulised need inimesed teie jaoks on (teie ülemuse heakskiit ja sinust sõltuvate laste heaolu on olulisem kui, näiteks, võõraste rühma arvamused, kellega te nõustusite ühinemiseks kokkutulekul.) Võite väärtustada ülesandeid, mis näevad teile pikaajaliselt tasuvust või mis pakuvad teile lihtsalt rahuldust.
Üks viide, mida tõenäoliselt ülesannete tähtsuse järjekorda seadmisel lugete, on 80-20 reegel või Pareto põhimõte, mis väidab, et 80% mõjudest tuleneb 20% põhjustest. See võib teie jaoks tõsi olla või mitte, kuid see on hea meeldetuletus, et teha kindlaks, millele te tegelikult aega kulutate ja millised teie pingutused tasuvad end ära.
Ajastus ja paindlikkus
Toimiv ajakava võimaldab muudatusi ja tunnistab ajalisi piiranguid. Olge oma päevade tähtsuse määramisel ja kavandamisel realistlik. Kahtluse korral ülehinnake antud ülesande täitmiseks kuluvat aega.
Kui kaks ülesannet tulenevad korraga, sõltub teie valimine, millest alustada, kõige paremini teie tööst. Mõni inimene eelistab lihtsamat ülesannet keerukamale keskendumiseks välja saada; teised tunnevad end kindlustundega, kui nad astuvad kõigepealt raskema ülesande juurde ja saavad enne jätkamist osa või kõik tehtud. Pidage meeles, et enne järgmise juurde liikumist ei pea te võtma ühte ülesannet või projekti algusest lõpuni - välja arvatud juhul, kui muidugi leiate, et töötamine sellisel viisil suurendab teie tootlikkust.
Piirake oma igapäevaseid kohustuslikke ülesandeid maksimaalselt kolmele. Päev võib hõlmata ka väiksemaid rutiinseid või vähem olulisi või pakilisi ülesandeid, kuid suuremate ülesannete täitmine põhjustab tõenäoliselt stressi ja pettumusi.
Pidage meeles, et prioriteedid võivad muutuda - kui teie ülemus vajab teid nüüd midagi tegema, tõuseb teie eelmine esimene prioriteet tõenäoliselt teiseks. See on veelgi enam põhjus, et paindlikkuse võimaldamiseks oma ajakavasse rohkem aega lisada.
3. Partiiülesanded
Ülesannete komplekteerimine on üks tõhusamaid ja tõhusamaid viise, kuidas teha need näpuga ajavad ülesanded korda. Pakkimine tähendab lihtsalt seda, et töötate enne ja mõnele teisele üleminekut sama tüüpi ülesannetega uuesti ja uuesti. Esimene samm on tuvastada ülesanded, mida teete ikka ja jälle, ja seejärel seadistada nende järgimiseks lihtne töövoog. Seejärel lahendate need töövood samal ajal nende ülesannetega.
Batching nõuab tõhususe ja produktiivsuse suurendamiseks sarnaste toimingute täitmist, mis nõuavad sarnaseid ressursse partiides. Siin on mõned näited:
- Makske kõik arved korraga
- Avage kogu oma kiri üks kord nädalas ja toimige selle asemel, et lasta tal iga päev asju kokku koguda ja kunagi sinna jõuda
Batching võimaldab teil sattuda soonesse, tehes sama ülesannet ikka ja jälle, nii et te ei pea kulutama aega juhiste väljamõtlemisele või sellele, mida peaksite järgmisena tegema.
4. Kõrvaldage ülesanded
Kui olete kõik oma ülesanded üles loetlenud ja sorteerinud need kõige tähtsamast väikseimani, selgub, millised ülesanded on loendi lõpus. Need võib mõnikord delegeerida kellelegi teisele, kuid kui see pole võimalik, peate otsustama, kas kavandada neile aeg või tühistada.
Võib-olla on teie loendis ülesandeid, mida te ei pea tegema või isegi ei taha, kuid te tundsite survet neid mingil hetkel lisada (minna jõusaali, külastada raamatuklubi.) Need ülesanded saab täielikult kõrvaldada.
Lõpuks on võimalik lihtsalt liiga palju teha - kui te ei jõua kõigega hakkama, siis hinnake oma töömahtu, et teha kindlaks, kas vajate lihtsalt prioriteetide seadmisel veel mõnda harjutamist või peate ütlema kellelegi, et te ei saa enam jätkata teatud ülesanne.