Kas töötate ettevõttes, kus peetakse sageli koosolekuid? Kas olete kunagi mõelnud, mida peaksite tegema ja mida peetakse nendel koosviibimistel õigeks käitumiseks? Kas te kardate koosolekutel osalemist, kuna kardate, et võidakse teha faux pas, mis võib seada ohtu teie positsiooni või edasijõudmise võimalused?
Tavaliselt jätavad juhid, meeskonna juhid või ettevõtete juhid õiguse algatada ärikohtumisi, kui nad seda vajavad. Olenemata sellest, kas tegemist on regulaarselt kavandatavate üritustega või kutsutakse neid kindlale eesmärgile, peaksid kõik kohalviibijad järgima ettevõtte ärieetika juhiseid.
Juht
Enne kohtumist on oluline, et kõik oleks korraldatud, nii et te ei raiskaks kellegi väärtuslikku aega. Tahad, et see töötaks võimalikult sujuvalt ja ajakava kohaselt, kuid võimalusel jätke siiski aega küsimuste ja tagasiside saamiseks. Peamine on näidata üles austust kõigi asjaosaliste vastu.
Siin on mõned soovitatud juhised:
- Kas teil on kirjalik päevakava loogilise jada ja realistlike aegadega. Kui aeg ja ressursid võimaldavad, saatke koopiad kõigile osalejatele.
- Saate tulevastele osalejatele kutsuda võimalikult palju üksikasju koosoleku kohta, sealhulgas asukoht, algusaeg, mida tuua ja lõpuaeg.
- Alustage sõbraliku tervitusega ja andke kõigile teada, millal on sobiv küsimusi esitada.
- Laske vett poodiumil või ruumi esiosas ja libistage seda teemade vahel või siis, kui keegi teine räägib.
- Te ei pea oma kõnet sõna-sõnalt kirja panema, kuid märkmetes peaksite vähemalt olema täpitähed. Kui te seda ei tee, võite hüpata ühelt teemalt teisele ja kaotada oma öeldu. See võib põhjustada aja raiskamise ja jätta kohalolijad kohtumise punkti imestama.
- Olge kursis oma kohalolijate kehakeelega. Kui näete, et inimesed kaotavad huvi, tehke paus ja kontrollige ennast, et veenduda, et te ei korda teavet ega kuluta liiga palju aega millelegi, mis pole asjakohane.
- Pidage paar anekdooti, et kohtumine oleks huvitav. Vältige siiski ebasobivate naljade jutustamist, millel on isegi vihje seksismile, rassismile või muule, mis võib teisi solvata.
- Ärge kunagi varastage teiste ideid ja kutsuge neid enda omadeks. Andke teistele alati ideede ja edukate ülesannete eest tunnustust.
- Ehkki pisut ringi liikuda on sobilik, ärge liikuge ruumi ettepoole edasi-tagasi. See muudab teid närviliseks.
- Olge küsimuste ja vastuste perioodil vaikne, kuni küsija lõpetab enne vastamist. Kui te ei saa küsimusest aru, paluge tal seda korrata või päringut täiendavalt selgitada.
- Kui keegi tundub vihane või vaenulik, pidage oma lahe ja paluge inimesel seda teiega hiljem arutada.
- Kui võimalik, lõpetage koosolek varakult. Parem, kui see on lühem, kui kaotada kohalolijate tähelepanu.
Osalejad
Kõik, kes on kutsutud koosolekule, peaksid osalema, välja arvatud juhul, kui asjaolud seda võimaldavad. Kui teate kohtumisest ette, kaaluge lisaaega oma isikliku hooldustoiminguga, et näidata üles austust kõigi kohalviibivate juhendajate suhtes. Riietuge sobivalt ettevõtte tasemele.
Nõuanded kohtumisharjumuste kohta:
- Kui teil palutakse saata kinnitusteade, siis tehke seda kohe, kui olete koosoleku kalendrisse sisestanud.
- Tulge kohale õigel ajal. Kui võimalik, minge sinna mõni minut varakult.
- Kontrollige oma mobiiltelefoni ja veenduge, et see oleks sisse lülitatud või välja lülitatud. Te ei tohiks kunagi koosoleku ajal tekstsõnumeid saata, välja arvatud juhul, kui juht palub teil konkreetset inimest.
- Kui pakutakse suupisteid, on jook vastuvõetav. Kui kõik teised ei söö, oodake siiski, kuni pärast koosoleku lõppu on suupiste.
- Kui see on lõunakohtumine, siis viige oma toit lauale ja sööge seda võimalikult vaikselt ning endale tähelepanu pööramata.
- Ärge vestelge ega vahetage märkmeid teiste osalejatega. See on väga häiriv ja võib jätta mulje, et te ei võta oma tööd piisavalt tõsiselt, et pöörata tähelepanu sellele, mida arutatakse.
- Kui teid kutsutakse, vastake võimalikult otse. Kui te vastust ei tea, vabandage ja olge aus. Ükski vastus pole parem kui vale.
- Pärast kohtumist tänage esinejat.
- Ärge viibige nõupidamiste ruumis kauem kui vajalik. Hangouti paneb teid jõude olema ja te ei taha, et ülemus arvaks, et kasutate koosolekut oma kohustuste vältimiseks.
Koosolekud restoranis
Mõnikord kutsutakse lõunakohtumist ja see võib toimuda restoranis. Isegi kui see asub kontorist eemal, pidage meeles, et olete endiselt tööl.
Täiendavad nõuanded restoranikohtumiste jaoks:
- Ärge kunagi unustage oma lauakombeid.
- Käsitlege toidukordade äpardusi armu ja heade kombetega.
- Kasutage korralikke riistu. Kui teil on kahtlusi, milline kahvel läheb iga kursusega kaasa, jälgige koosolekut juhtivat isikut.
- Kui olete Rootsi laua restoranis, siis teadke, kuidas ennast aidata.
- Järgige sõrmetoitude söömise korralikke juhiseid.