Enamikul organisatsioonidest, kus on rohkem kui käputäis inimesi, peab olema tugev kommunikatsioonistrateegia nii sise- kui ka välissuhtluseks. Olgu need teatised poliitikamuutustest, igapäevastest protseduuridest või millestki päikese all, peavad töötajad teadma olulistest asjadest.
See hõlmab ka kontorikolde plaani väljatöötamist ja kolimisnimekirja väljatöötamist.
Ehkki võite arvata, et kontoris kolimise kavandamisel on nii palju samme, et teil pole aega isegi kommunikatsiooni kaaluda, peate tõesti võtma päeva või kaks, et luua kindel strateegia, mis hoiab nii töötajaid kui ka teie kliente kursis eelseisvatest muudatustest.
Ülimalt tähtis on, et töötajad oleksid kolimisega vahetult seotud, kuna kolimine mõjutab neid tõenäoliselt kõige rohkem.
Põhisisesed teated
Põhisõnumid peaksid sisaldama ajakava, pakkimist, kontorite sulgemist, uue kontori paigutust ja üksikasju uue asukoha kohta.
- Ajaskaala : loetlege kindlasti kõik käigu peamised sammud, et kõik teaksid, mida ja millal oodata.
- Pakkimisjuhised : andke töötajatele juhised, kuidas oma kabinetti või kabinetti kolimiseks kokku pakkida. See peaks sisaldama seda, kust pakkematerjale saab, mille eest nad pakendite eest vastutavad, ja tähtajad.
- Eelteade kontorite sulgemise kohta : kolimise ajal peate kontoritarvete ja mööbli lõpliku pakkimise ja kolimise võimaldamiseks kontori sulgema. Veenduge, et teie töötajad oleksid neist kuupäevadest teadlikud ning kas ja kuidas äri kolimise ajal jätkub ning kuidas see mõjutab nende tööplaani ja töökoormust.
- Uus kontoriplaan : Töötajad soovivad juba varakult teada saada, kuidas uus ruum välja näeb ja kuidas kontorid üles seatakse. Kas neil on ikkagi oma ruum või on nad nüüd kabiinis või avatud põrandaplaanis? Looge kindlasti viis töötajate teavitamiseks sellest, kuidas nende tööala võib muutuda.
- Uus asukoht, parkimine ja edasi-tagasi sõitmine : andke töötajatele kogu vajaminev teave uue asukoha kohta, et nad saaksid ette valmistada transportimist uude ruumi.
Eesmärkidest töötajate teavitamise viisid
Sõnumi edastamise viis tuleks otsustada sõnumi tüübi järgi. Näiteks ajakava saab hõlpsalt edastada teie ettevõtte sisevõrgu kaudu; arvestades, et kontorite sulgemist võib kõige paremini tutvustada töötajate koosolekul, et tagada küsimuste esitamine ja neile vastused.
- Sisevõrk : nende ettevõtete või organisatsioonide jaoks, kellel on sisevõrk, on see enamiku sõnumite jaoks tavaliselt parim platvorm. See võimaldab failide ja teabe hõlpsat värskendamist, mis võib jõuda kõigi töötajateni.
- Isiklikud kohtumised : olenemata sõnumist, on personali koosolekud hea koht teadaannete tegemiseks ja võimaldavad töötajatel täielikku arutelu. Koosoleku aega saate kasutada ka teabe edastamise ülevaatamiseks, et töötajad teaksid, et neid hoitakse kursis.
- E-post : kuigi e-posti saatmine on lihtne, pole see alati parim viis teabe edastamiseks. Te ei soovi saata nii palju e-kirju, et inimesed ei leia teavet, kui nad seda vajavad. Kui kasutate e-posti, veenduge, et kasutate seda ainult selleks, et anda inimestele teada, kust nad teavet saavad.
- Tavalised kaustad : kui teil pole sisevõrku, looge võrgukettale ühine kaust, millele on kõigil juurdepääs.
- Teadetetahvel : teabe postitamiseks võite kasutada füüsilist ruumi. Inimesed saavad seda sageli kontrollida ja see pakub ka kohta, kus inimesed saavad oma muresid koguda ja neid arutada.