Kuidas korraldada 7 toimingus kodu arhiveerimissüsteemi

Kuidas seadistada paberitoimikute ja -salvestussüsteeme

Võitlus on tõeline: paberite ja paberihäirete haldamine on kõige parem. Sellepärast on ülioluline üles seada lihtne ja teostatav kodu arhiveerimissüsteem, mida te tegelikult kasutate.

Kodu arhiveerimissüsteem peab olema paindlik, et kohaneda elustiilimuutustega, ja see peab olema lihtne, nii et hoiate seda tegelikult ka edaspidi.

See on nädalavahetuse projekt. Ärge alustage seda nädalapäeval pärast pikka töö- / koolipäeva jne. Alustage seda laupäeva või pühapäeva hommikul, relvastatud tassi kohvi või teega ning hoides sellega ära.

Mida sa vajad

• Arhiivikapp või failikarp
• Riputatavad failikaustad
• Lauaarvuti hoidik
• Purustaja
• Prügikast
• Failikaustad
• Etiketi valmistaja või pastapliiats

Koguge kõik oma paberid ühte kohta kokku

Kodu arhiveerimissüsteemi seadistamise esimene samm on kõigi failide ja paberi paigutamine ühte ruumi, et saaksite neid sorteerida, taaskasutada ja tükeldada. Kõigil ühes kohas on järgmised eelised:

1. See aitab teil keskenduda käsilolevale ülesandele : kui proovite täitke ülesanne, millest te pole eriti vaimustatud (näiteks esitamine), mis tahes vabandus, et eksida ja alustada uut uut projekti. Kui teil on kõik oma varustus (siin loetletud) ja kõik paberid ühes kohas, pole teil tegelikult muud vabandust kui sisse kaevata.
2. Te saate põhjalikumalt : kui teete oma kodu ees pühkimise, tähendab, et te ei pea seda ülesannet mõne nädala pärast korrama, kui leiate pesuruumist unustatud paberipakki.

Mõned kohad paberite otsimiseks (va silmnähtavad laua sahtlid, arhiivikapid ja postipakid):

1. Elutuba: paberid kipuvad elutuppa kuhjuma, kuna meil pole sageli aimugi, mida nendega teha. Sellepärast peaksite alati postkasti minu postkasti panema paberid, milles te pole kindel, mida teha.
2. Kotid : seljakotid, töökotid, käekotid, spordikotid ja kohvrid.
3. Köök : paberivaiad saavad köögis otsa. Seda seetõttu, et köök on sageli esimene koht, kuhu suundume, kui uksest sisse kõnnime.

Valige hea koht kõva pinnaga, millele saate luua 5 vaia. See võib olla köögilaud, külalistetoa voodi või teie laud, kui see on piisavalt suur. Kui teil pole piisavalt suurt pinda, töötab ka põrand.

Kui teil on nii palju pabereid, võivad teie vaiad üle kukkuda, siis kasutage kaste või isegi pappkaste. Märgistage need eraldi hoidmiseks ja selliste vigade vältimiseks nagu eelmise aasta maksudeklaratsioonide tahtmatu viskamine kasti “ringlusse”.

Eraldage oma paberid viiest kategooriast

Iga paberitüki kohta peate tegema otsuse. See läheb ühte järgmistest 5 kategooriast:

1. Toiming: paberid, millega peate midagi peale võtma ja seejärel ära viskama. Ärge ajage neid segamini sellega, mida allpool olevas kategoorias nimetame leibkonnaks. Kodumajapidamises kasutatavad dokumendid esitatakse püsivalt, tegevusfaile hakatakse kasutama üks kord ja need visatakse seejärel ära.
   Näited: kutsed, parkimispiletid, kohtumiste meeldetuletused, kodutööd, arved jne.

2. Arhiiv: paberid või dokumendid, millele peate riputama, kuid te ei pea viitama ega kasutama rohkem kui üks või kaks korda aastas.
   Näited: maksudeklaratsioonid, tervisekontrolli kaardid, akadeemilised dokumendid, tõendid, et olete osalenud žürii töös, aktid, liisingud, lepingud jne.

3. 
   
   Leibkond: Need on paberid, mida kasutate oma maja (ja elu) jooksmiseks.
   Näited: kupongid, retseptid, kasutusjuhendid, selle aasta maksude kviitungid, eelseisva reisi dokumendid jne.

4. Ümbertöötlemine: paberid ja dokumendid, mis ei kuulu ühtegi ülaltoodud kategooriasse ega sisalda isiklikku teavet.
   Näited: rämpspost, töölehed seminarilt, mis teid enam ei huvita, ajalehed, ajakirjad, vanad kodutööd, mida te ei vaja, kasutatud ümbrikud jne.

5. Haki: paberid ja dokumendid, mis ei kuulu 1. – 3. Kategooriasse, kuid sisaldavad isikut tuvastavat teavet.
   Näide: krediitkaardi pakkumised, vanad pangaväljavõtted, arved jne.

Declutter ja visake ära dokumendid ja failid, mida te enam ei vaja

Teie suurim hunnik võetakse taaskasutusse. Pange need esimesena ringlusse - siin on eesmärk võimalikult kiiresti paberimaht lahti visata.

Järgmisena hakkige purustajad - see peaks sisaldama kõike, mis tuvastab teid väljaspool teie nime ja aadressi.

Teine võimalus on see, et teie Container Store'i ID-rull on mõistliku hinnaga ja praktiline neile, kes on hakanud teie purustamismoosist kinni hoidma. Nii saate lihtsalt oma ID-teabe üle tembeldada ja purustamiseks asemel saate meilisõnumid ja dokumendid nende isiklike andmetega ümber töödelda.

Nüüd, kui olete rämpsu visanud, on aeg asuda looma järgmist süsteemi:

1. Lihtne kasutada, nii et saate seda tegelikult kasutada ;
2. Piisavalt paindlik elumuutuste ja uute projektide jaoks; ja
3. Turvaline, nii et kui teil on vaja midagi kiiresti leida, saate selle leida.

Ilu on selles, et saate neid kategooriaid veelgi jaotada, sõltuvalt teie koju või kontorisse tuleva ja välja viidava paberi kogusest.

Seadistage kodu arhiivisüsteemi arhiivifail

Päris lihtne on otsustada, millised paberid teie arhiivifaili lähevad. Need on kõige olulisemad paberid, mis teil on. Nad on tõend teie ja teie pere olemasolust, maksavad makse, oma kodusid ja autosid, lõpetanud ülikooli, saavad reisida väljaspool oma riiki passi või viisaga. Kui olete ettevõtte omanik või omate mitut atribuuti, on see fail veelgi suurem.

Siin on nimekiri põhifailidest, mida selles failis hoida tuleb:

• Maksutagastused
• Meditsiinilised andmed
• Akadeemilised dokumendid
• Tõestus, et teenisite žürii kohust
• Teod
• Rendilepingud
• Lepingud
• Passid
• Sotsiaalkindlustuskaardid
• Tööhõive arvestus
• Ristimissertifikaadid
• Elukindlustuse / pensioni dokumendid

Salvestage need paberid märgistatud kaustadesse failikasti. Kaaluge tulekindla kasti ostmist, kui hakkate ohutuse tagamiseks rohkem "kraami" hankima.

Hoidke sageli kasutatavaid faile (aka paar korda aastas) ees. Pidage vastu tungile seda ruumi üle korraldada, sest kui olete liiga konkreetne, raskendab see tegelikult asjade leidmist, kui te neid tõesti vajate. Üldiselt, kui sukeldute oma arhiivifaili, on teil seda paberitükki vaja, et see oleks võimalikult hõlbus.

Siin on olulised kategooriad:

• Akadeemiline
• Auto
• Tööhõive
• Rahaline
• Tervis
• ID
• Kindlustus
• Kinnisvara

Korraldage need tähestikulises järjekorras, kuid hoidke ID-faili algusest peale. See sisaldab selliseid asju nagu teie sünnitunnistus, pass, sotsiaalkindlustuskaart ja ristimistunnistus. Ka siin peaksite oma abielu litsentsi säilitama.

Nende paberite hoidmiseks kaaluge tungivalt kõrge turvalisusega dokumendikarpi, mille väärtus on alla 50 dollari. Teine võimalus on kõrge turvalisusega retseptiboks. See on mõeldud meditsiinitarveteks, kuid hõlpsalt mahutaks mitu paberit, mida ei saa kaotada.

Saate ise oma faili ise teha või ise kasutada faili FileSolutions Home Filing System.

* Kui kaotate need failid, maksate lõppkokkuvõttes palju, palju rohkem, kui soovite koopiaid registraatoritelt, linnaametnikelt, akadeemilistelt asutustelt jne, seega on 50 dollarit väärt arukas investeering.

Korraldage majapidamistoimik

Siin on hea rusikareegel selle kohta, mida peaksite oma majapidamisfaili salvestama: kõik, mida tulevikus võib vaja minna, kuid te ei pea praegu midagi tegema, see ei kuulu teie arhiivifaili. Kasutage näitena omaenda majapidamisfaili (nn leibkonna töövihikut), et saaksite parema ülevaate, mida sellesse faili salvestada ja mida mitte.

Esmalt lõime failikasti või prügikasti asemel lõiguga köite ja seejärel taskud, et hoida näiteks kuponge ja kinkekaarte. Võite kasutada sideainet ja omada jaotisi järgmisteks:

• Kupongid / rühmad
• Kinkekaardid
• Eelseisvate reiside / reiside dokumendid
• Soodustused, mille olen esitanud ja ootan, et saaksin oma tšeki tagasi
• Kviitungid suurte piletite eest, nagu seade või suur mööbliese
• Kõigi oma preemiakaartide jaoks on tasku
• Märkused ja teatmematerjalid eelseisvate projektide kohta, millega töötate
• Retseptid *
• Maksude laekumised
• Auto / kodu / rentniku kindlustuspoliisid

Tõenäoliselt võiksite suurema osa neist lihtsalt skannida Evernote'i kontole, kuid kui neid vajate, peate selle uuesti printima, nii et pange see sellesse sülearvutisse ja nimetage seda majapidamise töövihikuks.

* Hoidke eraldi fail retseptide jaoks, mille soovite kunagi tagasi saata, kuid mida pole veel tehtud.

Toimingufaili seadistamine

Tegevusfail on paberid, mille abil peate toimingud tegema ja seejärel ära viskama. Kõik dokumendid või paberid, mida tuleb pidevalt või pikema aja jooksul (üle kuu) esitada, kuuluvad tõenäoliselt teie leibkonna toimikusse.

Tegevusfailid on:

• Üks kord kasutamiseks ja siis äraviskamiseks; või
• Failid, millel ootate toimimist.

Nende paberite hoidmiseks kasutage kasti ja soovitame seda kasti. Valige oranž, sest see on toretsev värv ja mõtlemine aitab teil vähemalt kord nädalas kastist läbi käia. See võib ka kahekordistuda postkasti postkasti haldamisega.

Siin on näiteid selle kohta, mida oma toimingufailis säilitada:

Sissetulev epost:

• Kõik, mida meilisõnumite kaudu saate, kuulub sellesse faili
• Kõik paberitükid, mille keegi teile kätte annab, või siis, kui haarate ja kisendate oma käekotis, minnakse siia

Kalendri üksused:

• Kutsed eelseisvate sündmuste jaoks ja kõik nendega kaasas olevad juhised või vastusekaardid
• Maksta arved ja siis purustada või taaskasutada
• Luba libiseb allkirjastamiseks
• Ametisse nimetamise meeldetuletused

Tasumisele kuuluvad esemed:

• Parkimispiletid tasuvad
• Arved tuleb tasuda

Üksused, mida ootate:

• Kviitungid hiljuti ostetud toodete eest juhuks, kui otsustate tagasi pöörduda. Näiteks kui saate paketi Amazonist, viskate pakendilehe sellesse prügikasti juhuks, kui tooted ei tööta välja ja peate selle tagastama. Sama mis teiste pakutavate pakettide puhul.
• Kviitungid kõige eest, mida ootate. Näiteks kui esitasite oma kindlustusseltsile arve ja ootate hüvitamist, siis see kuulub sellesse faili. Kui olete midagi tagasi saatnud ja ootate, kas tagasimakse kuvatakse teie pangaväljavõttel või minu krediitkaardiarvel, on see selles kastis.

Võite selle faili jaotada mitmesse kategooriasse, kuid lihtsam on kõik sellesse kasti visata ja seejärel üks, kaks või kolm korda nädalas läbi vaadata. Sel ajal saate taaskasutada või tükeldada kõik, mida te enam ei vaja, arhiivis või leibkonnas asuva faili arveldada ja reageerida kõigele, millele tuleb reageerida. Eesmärk on hoida see fail võimalikult väike.

Trikk on selles, et peate selle faili läbi käima vähemalt kord nädalas, eelistatavalt sagedamini. Soovitame tungivalt lisada see ülesanne oma isiklikku iganädalasesse organiseerimisprogrammi, sel viisil esitate ja hoiate üks kord nädalas suhteliselt väikese koguse pabereid, mitte